OpenOffice.org新用户需知

• 译自linuxjournal.com
  

OOo和其它office软件有相当的不同，那么刚开始使用的时候要注意什么呢？OpenOffice.org新用户应该知道什么？

这 个问题值得一问。任何软件都有其特别的行为方式，OpenOffice.org也不例外。事实上，由于设计之初假定其用户至少在设计文档方面的兴趣与写作 文档相当，OpenOffice.org比其它大多数office软件更加需要入门指南。OOo并不难学，不过如果你如果希望它的行为和其它office 软件一样，尤其是MSoffice，你就有苦头吃了。

要想在OpenOffice.org中找着北，新手要知道它界面存在缺点以及帮助系统的有限。还要知道它界面设计的逻辑，样式和模板在高效率工作流程中的重要性。他们知道的越早，开始使用OpenOffice.org的过程就越顺利。

用户界面的缺陷

OpenOffice.org历史很长，遗留了三个主要的界面标准：

• 原生的界面，就是在Writer的段落、Calc单元格和Draw的对象见到的“边界和背景”选项表。
  
• MS Office的克隆界面，如2.0版中的绘图工具栏。
  
• 独立开发者们的界面，比如Laurence Godard的新辞典的免费字体安装程序的共同界面。
  

这几种界面中的任何一种单独来看都是不错的。MSOffice的界面设计盛名之下，其实不符，这虽是事实，照抄过来至少也能让用户在一个比较熟悉的环境下工作。但是这几种界面杂凑在一起形成的却是一个过于困难的界面。

更 糟糕的是，这个界面上还有不少不符合这三种界面规则的设计。比如，在2.0版，需要JavaRun Time environment的警告在文件 >文档时是个弹出窗口，而在工具 >邮件合并向导是则是那个选择窗口文字的一部分。同样，Writer在文档中使用样式来设计页面格式；Impress和Draw却使用母版，被设计 成一种在文件正常视图中不可见的抽象。

由于界面规则不一致，OpenOffice.org中的术语往往也不一致。如，"大纲编号"同时指代了自动编号、编号样式中的一种和工具>行编号，这两者是完全不同的。更重要的是，后面这种还管理其它一些工具会采用什么样式。

同样麻烦的是"条件"这个术语。这个术语最广泛的定义是，条件就是令设定产生效果的一系列事件。但是，在实践中这个词还适用于好几个不同的情况。当一个域或 段落被隐藏时，条件是一系列逻辑状态；它是开关一组功能的手段。而条件字符域则能在两个不同的字符选项间进行切换。你可能会以为它与能够提供多个可选字符 的域是同类。可惜不是，它是一种输入表单，根本与条件无关。在段落样式中，"条件"指相应样式在不同情况下变化格式。上面这些应用相互关联，使用相同术语 命名，其中的差异却造成了不必要的麻烦。
其它令人混淆的术语包括：

• 幻灯片：在Draw文件中指页。这个术语能反映Draw与Impress间紧密的关系，但是当文本编辑器也可以给小册子等编排页面时就会造成麻烦。
  
• 编号样式：这个样式不但对编号列起作用，也对要点列和快速大纲列起作用。好在2.0版已试图提供了更加精确的应用 列表样式
  
• 文本框：这种框架是相对加入对象时自动添加的框架而言的，它没有内容。虽然助手中使用了这个术语，可是却不存在这个菜单对象。相反，插入>框插入的是可以包含任何对象的对象。
  

帮助系统的局限

面对这种缺乏内在连贯性的用户界面，用户自然而然要求助于帮助系统。可是虽然正在不断改进，它本身仍然问题多多。最常见的问题是：

• 它并不总是指出哪些功能具有系统特异性。比如，Windows支持OLE标准，其它系统则否，帮助中有使用DDE链接的条目，它们在GNU/Linux系统中并不可用。
  
• 提到一些不存在的功能。
  
• 有时却不提一些存在的功能。
  
• 系统中的解释残缺不全、误导甚至大谬不然。
  
• 帮助所需的知识水平大多数用户根本无法达到。
  

图1.OpenOffice.org的帮助系统正在不断改进，但还任重道远。你应当把它作为首要的参考，不过不能当作最终的依据。
这些问题并不经常出现，不过出现的频率足够惹人注目。
平心而论，writer程序的帮助在每次发布时都有提高。2.0版的帮助看来是有史以来最好的。帮助系统包含了9万个英文单词，这是一部小说的容量。虽然文档计划团队作出了极大努力，还有相当多的内容没有完成。
幸好OpenOffice.org不是私有软件，这些问题还是可以解决的。如果这些问题的确让你烦扰，你可以加入计划，到这里报告问题然后给这些问题投票，以要求解决。要是实在觉得难受，你甚至可以发动一场运动。

虚拟目录

OpenOffice.org中有些工具会在其文件管理器中建立虚拟目录。换言之，在这些工具中所见到的目录结构与系统中的真实目录并不相同。在工具中可以进入这些目录，在工具外则不能。这些工具包括：文件> 文档样式> 管理和工具>画廊。

图2.虚拟目录不对应于任何硬盘目录的目录──OpenOffice.org用于简化显示。于是想要找到这些文件的真实位置就有些困难。
使用虚拟目录的目的在于为安装主帐户和个人安装帐户提供一致的样式列表。OpenOffice.org用虚拟的方式让你免于在一大堆不相关的目录中翻找。
你可以把虚拟目录想象成类似于Windows中我的文档目录的东西。这两种虚拟都是为方便应用而设。
大多数情况下是没有必要进入它们的真实位置的。确实需要的话，可以在工具> 选项>OpenOffice.org > 路径中找到。

对象名

样式、图形、表格以及其它对象在OpenOffice.org中都有名字。这些名字有助于管理文档。它们也有助于助手发挥功能，当对象都有有意义的命名运用助手更为便利。
对象在被建立并加入文档中时命名。默认的对象名是对象类型加上最小的可用数字，比如图形1是Writer文档中插入的第一个未命名图形。
在一个不必反复修改的简单文档中，默认的名字也算够用。但在一个长的需要反复使用的文档中，这样的名字会让你浪费时间。比如，图形1插入的究竟是哪个文件呢？你可以在助手中展开图形列表，却不可能从中得知。使用一个描述性的名字就可以省却在系统中翻找的麻烦。
最佳的命名规则因个人习惯而异，不过可以：

• 根据功能: 比如用章节标题来命名章节标题的样式
  
• 根据格式：比如用图形-无边框来命名一个框
  
• 根据文件：比如用portrait.png命名图形这样命名的效果部分依赖于名字的描述性。
  
• 根据标题：例如1999-2001年失业率。如果标题中在编号，可以包括它，但不可仅仅用这些数字。否则同样是无描述性的名字。
  

没有一种命名方法能够适用于所有人，你只需找个适应个人习惯的即可。
无论你选择什么方法，都应当在一开始选择好，不轻易改变。可以在对象上打开右键菜单来重命名对象，但是最方便是的在加入对象时就命名。

漂浮窗口和分离式工具栏

和Adobe的几种新产品一样，OpenOffice.org也频繁使用漂浮窗口。这是一种在主编辑窗上浮动的小窗口。它们可以移到任何位置或者停靠到编辑窗口的侧边上。



图3.漂浮窗口，工具栏和分离式工具栏是OpenOffice.org的内建逻辑。
OpenOffice.org使用四个主要的漂浮窗口：

• 助手(F5)：是在文档中快速定位、管理大纲和主控文档的工具。在你使用有意义的对象名时，它会非常强大。
  
• 样式和格式(F11)：管理和应用样式的工具。
  
• 数据源窗口(F4)：是管理登入的数据库从中提取数据放入文档的工具。
  
• 画廊(工具 > 画廊)：OpenOffice.org内建的可扩充图片收藏
  

其它程序还有一些自己和漂浮窗口，比如Impress中的任务栏的幻灯片栏。
在2.0版，漂浮窗口的概念又添加了漂浮式工具栏。这些工具栏根据光标位置自动出现。它们代替了早期版本中的滑动菜单和过深的菜单项。唯一的问题是它们会在编辑窗口的正中打开，挡住正在编辑的地方。

理解样式

OpenOffice.org 有两种方法设计文档格式，手动设定和样式。手动方式可能是最常见的方法。用这种方法，无论要改变什么地方的格式，就得选定文档某一部分──比如某页或是一 些文字──再用工具栏或是菜单设定格式。通常这样是插入一个格式，虽然有些工具在其中也会起一点作用。每次要改变格式，都得一个一个来改。这种设计方法的 流行仅仅是因为它不需要什么特别的知识。从效果上来看，这就象把一个文字处理器当成了打字机。

另一种方法是使用样式。样式是预先设定好的一系列格式。它的好处是你可以在一个地方设定好，在其它地方应用只需在相应的地方作个标记就好了。如果要改变做过标记的地方的格式，也不用象手动设计时一一改动，而只需改动样式。所有标记为这个样式的地方都一起改变。

例如，假定你在为一堂课写10页的作业。你原来用了BitstreamVeraSans的10号字。就在上课前一小时，你重新看了看教授的要求，原来只接受 serif字体12号字的文章。如果你用了手动设置就恐怕没时间改回来。相反，如果用了样式就只要稍稍改动一下马上就能重新打印。使用样式，可以省出无数 时间和精力。同时你也被迫保持文档结构，这可不是坏事。要新建样式可以在格式的样式漂浮窗口上右键单击，选择新建。

应用样式的好处 在任何office套件中都非常明显。但是在OpenOffice.org中则更为突出。OpenOffice.org极大地拓展了样式的概念。 Writer不仅象常见的字处理器一样有段落和章节样式，它还有页面样式、列单样式和框样式。OpenOffice.org还在其它程序中也提出了特别的 样式概念。Draw中的样式就能为绘图工作节省不少时间。

这些增强的样式使得OpenOffice.org比其它office套件更为强大。同时这也就是说如果不使用样式，就不可能使用这些先进的功能。对于手动设计文档的用户，这些功能根本就不存在。

模板

每次开始写文章的时候都设计一下格式会让人受不了。你也不会希望在同一个计划中人人都来设计自己的模板。两种情况都会造成时间和精力的浪费。使用文件>新建开始写文章恰恰就是上面的情况。

当然有时候会别无选择。但是只要稍稍花点时间计划一下，设计几个能符合大多数工作的模板就能为你节省大量时间。

模板是一类特别的OpenOffice.org文档，可以用来格式化其它文档。模板并不是OpenOffice.org所特有的。但是由于特别重视样式，模 板在OOo中的作用比大部分其它office工具要大。除了Math以外，所有OpenOffice.org程序都要用到。模板内还能贮存一些内容，这对 Impress的向导尤其重要。不过模板的主要作用是贮存格式以便反复使用。

OpenOffice.org自带了一些模板，网上还可以下载更 多。更重要的是你也可以设计自己的模板。设计模板首先要考虑要撰写的文档类型。如果是学生，一般会有三种主要的文档类型：作业文章、家书和求职信。因此要 各自建立一个模板。可能还要设计一下其它文档的通用模板。把通用模板设置为默认，需要使用其它模板时再来选择。设计完模板，用文件> 模板> 保存来保存。
经过这样设置，大部分文档在开始写作前就已经设计好。唯一的变化是，开始写作时应当使用文档> 新建> 模板和文档菜单了。

结论

当一个新用户开始使用OpenOffice.org，最突的感受会是与其它工具的巨大差别。如果你习惯用一个不同的方式工作，也许得出OpenOffice.org比不上其它程序的结论。

要是你有兴趣学习使用OpenOffice.org，记住它的怪癖，然后用它来工作几个星期，再来下结论。只有这样你才可能有机会从浅薄的第一印象中走出来。

也许问题只是因为OpenOffice.org的工作方式与你的不同。如果是这样，你还有很多选择。你要是喜欢命令行的工作方式，LaTeX会是一个更好的 工具。如果你喜欢经常手动改变格式，那么不太以样式为核心的程序会更适合，比如Abiword和KOffice。不过如果你知道即将在OOo中碰到的问 题，如果你能适应OOo的怪癖不被它迷惑──还是根据给你的信息选择，不要凭感觉吧！


感谢AlexandroColorado提供的这个题目。